Un séminaire doit se dérouler dans un lieu et un cadre appropriés. Seulement, avec toutes les salles à Lyon, il peut être difficile de faire un choix. Il faut trouver un endroit qui soit à la fois propice au travail et aux moments de détente comme le Château de Saint-Priest. Ces précieux conseils vous seront utiles dans votre recherche de salle de séminaire.
Table des matières
Définir les objectifs
Chaque séminaire a ses propres objectifs et un but bien défini. Cela vous permettra d’affiner les recherches dès le départ. Le type d’audience est un critère déterminant. Par exemple, si vous comptez recevoir des étudiants, une salle située dans une enceinte universitaire est l’idéale. Par contre, pour des professionnels, il vaut mieux choisir une salle dans un hôtel de luxe ou un endroit plus chic.
Le fait que le séminaire se déroule à Lyon est déjà une bonne chose car vous pourrez ainsi sélectionner les meilleurs endroits plus facilement. Une fois que vous avez défini vos objectifs et votre audience, vous pourrez déjà éliminer une bonne partie de la liste.
L’emplacement de la salle
Il faut tenir compte de l’emplacement de la salle pour des raisons d’accessibilité. Ainsi, les participants pourront y être à temps. Assurez-vous que la salle possède un parking sécurisé pour faciliter l’arrivée des invités. De même, choisissez l’emplacement en tenant compte de la proximité des transports en commun.
En gros, faites un choix pratique qui garantira le confort de tout le monde. Pour un séminaire de plusieurs jours, n’oubliez pas de prévoir des hébergements à proximité ou bien dans l’enceinte même de l’établissement. Dans ce cas, l’idéal est de choisir un hôtel car ainsi, vous pourrez bénéficier de tarifs économiques.
La logistique
Quels que soient les objectifs du séminaire, il nécessite de mettre en place des équipements pour que tout se déroule dans les meilleures conditions (projecteur, tables, chaises, imprimante, connexion wifi…). Renseignez-vous bien à l’avance et demandez au loueur s’ils sont déjà inclus ou non dans le prix de la location.
Il se peut que votre séminaire nécessite des équipements supplémentaires, donc pour éviter les surprises, choisissez une salle qui propose un forfait tout compris ou bien qui peut mettre à votre disposition tous les matériels nécessaires à votre événement, même s’ils ne sont pas inclus dans la location de base.
Le style de la salle
Bien qu’on n’y pense pas, le style de la salle peut influencer votre choix. En effet, les salles de séminaires ne sont pas toutes les mêmes. Certaines sont exclusivement réservées aux séminaires tandis que d’autres sont plus adaptées aux conférences et aux séminaires. La décoration est donc à prendre en compte car elle permet de créer une ambiance durant l’événement.
Une atmosphère conviviale vaut son prix. Il faut faire en sorte que les invités soient bien à l’aise et donc plus motivés et enclins à recevoir les messages. Surtout, évitez de choisir une salle mal éclairée ou trop étroite tout simplement parce que vous voulez faire des économies. Votre budget doit seulement vous donner une idée de ce que vous pouvez vous permettre et non être un critère de choix de base.
Les espaces de détente
Tout séminaire est marqué par des petites pauses. De ce fait, il faut s’assurer que la salle dispose d’espaces de détente. Par exemple vous aurez besoin d’une petite salle à côté pour la pause-café ou bien un espace convivial dehors pour un moment de détente. N’oubliez pas de vérifier les installations sanitaires pour que vos invités se sentent bien. Une salle de séminaire doit disposer au minimum de deux toilettes.
Voici Kimitsu, la créatrice du blog Kimitsu.org. Mère de deux enfants, elle aime partager sa passion pour la famille, la cuisine et les voyages. Kimitsu est une cuisinière autodidacte et aime expérimenter de nouvelles recettes. Elle aime aussi explorer de nouveaux endroits et a voyagé dans de nombreux pays du monde. Son blog
